Föreningen har som mål att ha en väl fungerande medlemsdemokrati. Gårdsombuden fungerar som en kontaktlänk mellan styrelse/förvaltning och de boende och har därigenom en viktig roll i föreningens strävan att leva upp till detta mål. Som gårdsombud får du chansen att lära känna de boende på din gård, bidra till gårdens aktiviteter och inflytande över hur gården ska utvecklas och underhållas. Genom att delta i en mycket uppskattad årlig endagsresa med måltider inkluderade, får du inspiration att ta med för att förbättra och försköna din egen gård.

Varje gård kan ha flera gårdsombud. För att anmäla ditt intresse av att bli gårdsombud tar du kontakt med någon av de gårdsombud som finns på din gård eller med Magnus Kööl.

Representanter från styrelsen har utsetts att fungera som ansvariga kontaktpersoner till gårdsombuden. Förvaltningens kontaktperson för gårdsombuden är Magnus Kööl; magnus@brfmasthugget.se eller telefon 031-850308.

Din roll som gårdsombud

• Som gårdsombud är du en länk mellan de boende på din gård och föreningens styrelse och förvaltning. Det innebär att du framför önskemål och synpunkter från de boende på gården till styrelsen och/eller förvaltningen.
• Tillsammans med representanter för styrelse och förvaltning deltar du vid gårdsmöten med boende på din gård. Förvaltningen meddelar dig i god tid vilket datum som är aktuellt och ansvarar även för att sätta upp inbjudan i trapphusen på gården. Vid dessa möten skriver du som gårdsombud enkla minnesanteckningar från mötet och sätter sedan upp dem på anslagstavlorna i gårdens trappuppgångar.
• En gård kan ha flera gårdsombud.
• Du kan initiera och bjuda in till olika sociala gårdsaktiviteter eller möten som berör frågor aktuella för gården. Boende på gården har t.ex. möjlighet att vara med i viss skötsel, planering och val av växter för plantering i krukor. Det arbetet samordnas av dig som gårdsombud och föreningens trädgårdsmästare.
• Aktiviteter på gården kan givetvis initieras även av andra boende men för att få bidrag från föreningen behöver önskemål om medel förmedlas via dig.
• Du förmedlar de boendes önskemål om fördelning av gårdens medel för gårdsutveckling och aktiviteter genom att kontakta Magnus Kööl (kontaktperson för gårdsombuden). Summan för gårdsaktiviteter uppgår för närvarande till 8000 kronor/år. Kvitton för inköp lämnas på förvaltningskontoret.
• Du har förmånen att hälsa nya medlemmar på gården välkomna med att överlämna en blomma för max 300 kronor. Du får information från förvaltningen om nyinflyttade medlemmar. Utlägg för inköp av blomma ersätts på förvaltningskontoret mot kvitto.
• Du deltar efter inbjudan från styrelsen, genom förvaltningen, i gårdsombudsmöten en till två gånger per år dit alla gårdsombud samt representanter från styrelse och förvaltning är inbjudna. På mötena kan du utbyta erfarenheter, idéer, planera gemensamma aktiviteter, diskutera olika saker, ställa frågor till andra ombud, styrelse och förvaltning. Förvaltningen ansvarar för att skriva mötesanteckningar och att därefter sätta upp dem på anslagstavlor i trappuppgångarna.
• Du inbjuds till en årlig endagsresa inklusive fika och lunch till en inspirerande plats exempelvis en känd trädgård, sten- och blomsteranläggning eller arboretum.

Gårdsmöten

Styrelsen, förvaltningen och gårdsombuden bjuder regelbundet in till möten på respektive gård för att kunna diskutera frågor som är aktuella för de boende på gården. Dessa gårdsmöten innebär en möjlighet för medlemmarna att framföra synpunkter till styrelse och förvaltning och kommer att hållas årligen eller med, som mest, två års mellanrum.

Inbjudan ska ske i god tid.

Gårdsmötena har en grundläggande agenda med fasta punkter:

• Önskemål och frågor från boende på gården
• Information från styrelse/förvaltning om planer eller åtgärder
• Övriga frågor.

Gårdsombudet skriver enkla minnesanteckningar från mötet. Anteckningar sätts upp på anslagstavlan i trapphuset. Medlemmarnas frågor som styrelse/förvaltning inte kan svara på under mötet, ska återkopplas till dem efteråt via gårdsombudet.

Gårdsombudsmöte

Gårdsombud från hela föreningen samlas vid ett till två tillfällen per år på gårdsombudsmöten. Vid dessa möten träffar du övriga ombud och kan utbyta erfarenheter och idéer samt få information från förvaltning och styrelse och ge synpunkter till dem.

En månad innan gårdsombudsmötet skickar styrelsen, genom förvaltningen, ut inbjudan till detta dialogmöte. I inbjudan uppmanas gårdsombuden att skicka in punkter man vill diskutera på mötet.

Dagordningen fastställs av förvaltningen med beaktande av inkomna synpunkter från gårdsombuden.

Fast punkter är:

• Genomgång/uppföljning av anteckningar från tidigare möten
• Önskemål/frågor från boenden
• Information från förvaltning, särskilt angående trädgård och projekt
• Övriga frågor

Möteslokalen öppnas minst en halvtimma innan mötet börjar. Då har gårdsombud möjlighet att mingla där, fika, diskutera mötespunkterna och ge varandra tips och råd.

Förvaltningen för mötesanteckningar och sätter efter mötena upp anteckningarna på anslagstavlorna i trappuppgångarna.

Mötestiden är ca. kl. 18.00 – 20.00, kan utökas vid behov.

Vi ser helst att alla gårdsombud från varje gård är med på mötena där även styrelsens kontaktpersoner för gårdsombuden och representanter från förvaltningen deltar.